Apakah Internal Audit penting bagi Organisasi?

Dalam organisasi yang masih berkembang dan masih mencari bentuk, banyak didapati masalah-masalah yang rumit terkait penggelapan, kesalahan administrasi, kesalahan stock, kesalahan proses produksi dan seterusnya.

Namun jangan berputus asa, masalah dalam perkembangan organisasi ini ibarat seorang yang baru berwirausaha yang akan menemui banyak kegagalan jatuh bangun. Masalah yang ada harus selalu diperbaiki dengan, istilah prabowo anggaran yang bocor harus segera ditutup supaya kesejahteraan bisa dirasakan bersama.

Dalam sebuah organisasi besar dan modern ada divisi Internal Control/Internal Audit  yang bertujuan "menutup kebocoran" organisasi sebagaimana ada di gambar. Internal Audit ini jabatan yang prestis karena berdiri sendiri dibawah pimpinan tertinggi organisasi. personil yang ditunjuk pun tidak bisa sembarangan, ada banyak kemampuan yang harus dimiliki untuk menjabat posisi ini.

Internal audit akan bisa cek apa saja dan siapa saja yang ada didalam perusahaan mulai dari produksi, akunting, gudang, marketing dst. Dalam international Standard manajemen mutu ISO 9001 dan Sistem Manajemen Lingkungan ISO 14001, Internal Audit adalah sesuatu yang wajib dan tidak boleh tidak ada.

Dalam banyak perusahaan,  Internal audit menjadi tangan kanan pimpinan dalam mengambil langkah strategis atau memutuskan kebijakan. karena itulah dalam struktur Internal Audit ini posisinya independen tidak dibawahi secara langsung oleh divisi manapun, tetapi posisinya terlepas dari semua divisi yang mempunyai tanggungjawab kepada pimpinan tertinggi secara langsung. 

Seorang yang menjabat posisi ini harus bersikap :

1. Pemberani dan tidak takut terhadap intervensi pihak manapun, yang dibutuhkan hanya kebenaran informasi sesuai kaidah yang ada. 

2. Integritas level tinggi yang tidak bisa di"beli" oleh pihak manapun. lepas dari sogokan, pertemanan, kolusi, nepotisme dll.

3. Kecerdasan otak diatas rata-rata orang dalam organisasi, supaya tidak bisa dibodohi pihak manapun :)

untuk menjadi internal Audit, mungkin bisa diwakili oleh sifat dibawah ini:

1. Sidiq --> Benar baik kata dan perbuatannya.
2. Amanah --> dapat dipercaya dan mempunyai integritas baik.
3. Tabligh --> Menyampaikan apa yang menjadi kewajiban.
4. Fathonah --> Cerdas, ahli strategi, orator ulung, ahli analisa dst

sifat luar biasa ini harusnya selalu ada dalam diri kita, dimanapun posisinya, dimanapun kerjanya, menjabat jabatan apapun jika kita memahami 4 akhlak sifat tsb, kita akan selamat.

Jombang, 23 Oktober 2016


Saiful Maulana

Read More

Plan - Do - Check - Act ternyata dipakai Pep Guardiola

PDCA
(Plan - Do - Check - Act)

Mata pelajaran kuliah selalu diulang-ulang bagaimana bekerja dengan benar sehingga goal yang dituju juga tercapai pada waktu yang tepat. salah satu yang paling sering diulang ulang adalah pendekatan kerja dengan PDCA (Plan, Do, Check, Act). PDCA diformulasikan oleh Dr. William Edwards Deming.
Ketika "makan" bangku kuliah, fikiran saya tidak banyak nyambung ke praktek kerja karena kita tidak berdekatan langsung dengan masalah yang ada di pekerjaan. Masalah yang kita tangani di organisasi kampus hanya masalah kecil dan tidak berefek jauh.

ada hal yang menarik dari PDCA ini yaitu:
1. PLAN --> Tantangan kerja atau masalah kerja yang ada memang harus kita berani selesaikan dengan perencanaan yang matang. Membuat rencana pun harus SEMATANG mungkin, jangan 80%, 90% atau 99% tetapi harus 100%. Masalah yang sering terjadi adalah planning dibuat setengah hati....hehehe
2. DO --> Memulai pekerjaan dengan beragam masalah yang ada pasti memerlukan kesiapan mental karena akan ada benturan yang kuat, biaya yang tidak sedikit, kelelahan yang sangat, penurunan hasil dst. Tapi jangan mundur dulu karena ini harus kita jalankan untuk mencapai C dan A selanjutnya.
Kita harus mempercayakan pimpinan bahwa apa yang kita lakukan ada hasilnya, jangan menyerah karena ada cobaan.
Kita akan mendapati anak buah kita menggerutu "kenapa harus begini kenapa harus begitu" dst, penolakan dari bawahan kadang terjadi dan ini harus bisa kita selesaikan....bisiki telinga kita "Mungkin mereka belum tahu".
3. CHECK --> Hasil dari kerja yang kita lakukan di Point 2 akan kita cek apakah sudah berjalan sesuai planning atau tidak. Jangan main-main dalam cek ini, karena kecerdasan kita akan terlihat disini...Ini yang biasanya jarang dilakukan, ketika ditanya apakah sudah dikerjakan maka mereka akan menjawab sudah - sudah dengan kualitas seadanya atau asal bapak senang.
4. ACT --> Kita harus menindaklanjuti pekerjaan kita diatas, yang kita lakukan yaitu perbaikan jika ada masalah. jangan segan segan untuk mengatakan tidak bisa dilakukan karena alasan bla..bla..bla sehingga akan dicari ide atau solusi lain. biasanya kita selalu memaksakan ide atau teori yang kita punya dengan tidak mengindahkan masalah dan kendala yang dihadapi. misalnya untuk angkut keranda dibutuhkan orang sebanyak 4 orang, kita dipaksa pakai orang 2...kita bilang bisa.....ya pasti datang sampai kuburan malam hari.......hehehe..

Saya dulunya salah satu pengagum Pep Guardiola yang mempersembahkan banyak gelar bersama Barcelona mulai dari level lokal Spanyol sampai level internasional.
Anda tahu dulunya Pep ini hanya melatih klub Barcelona B dan tidak banyak dikenal. Akhirnya dengan banyak pertimbangan presiden FC Barcelona memilih dia untuk menukangi tim senior. banyak yang meragukan kemampuan racikan Pep ini karena memang sebelumnya pelatih Barcelona senior diambil dari negara non lokal yang sudah berpengalaman.
Dalam pertandingan awal  musim gebrakannya luar biasa, saya masih ingat ketika Barcelona menelanjangi Madrid 5 gol tanpa balas, Mourinho dipecundangi oleh pelatih lokal...wow

Pep mempunyai analisa yang kuat, pep tidak segan dalam mengganti formulasinya dalam menghadapi tim lawan. Kalau anda sering melihat gaya main Barcelona maka anda akan melihat bahwa tim ini bermain tidak sewajarnya bermain bola.
a. Ball possesion selalu hampir dikuasai 70% tujuannya menghemat tenaga para pemain dan hal ini membuat lawan kelelahan mengejar bola.
b. Terkadang ada 6 pemain bermain di kotak penalti lawan, hal ini sangat membingunkan back lawan lha wong yang biasanya dijaga hanya 2 pemain dalam formasi 4-4-2.
c. Letakkan hanya 2 back saja di belakang ketika menyerang, kecerdasannya dimana Pep berani gambling ketika menyerang
d. Pemain belakang menggocek bola di area penalti lawan alias tugas di posisi striker, model apa coba.
e. Barcelona tanpa striker, 3 posisi penyerang diposisikan ditengah bahkan area belakang ketika bertahan. anda pernah melihat messi menghadapi striker lawan untuk menghentikan bola....Messi bermain terlalu ke belakang...
f. lainnya cari sendiri..........
ini tim Edan bener....wkwkwkwk - mbahas PDCA sampai ke Pep Guardiola?????? :)

Saya hanya ingin menyampaikan strategi yang diterapkan menghadapi masing-masng lawan bisa berbeda sama sekali untuk menghasilkan goal. Pep pastinya sudah lakukan PDCA dengan baik.

sekali lagi kecerdasan membuat perencanaan akan berefek kepada goal yang dicapai.
dibutuhkan keberanian, perubahan, transformasi dst untuk merubah kebiasaan yang tidak efektif menjadi bernilai efektif.

Jombang, 28 September 2016.


Saiful Maulana

Read More